FAQ

Kiedy Notariusz może odmówić czynności?

Notariusz, jako osoba zaufania publicznego, może odmówić dokonania określonej czynności notarialnej jeśli uzna, że jest ona niezgodna z prawem lub godzi w interesy stron bądź innych osób. Reguluje to art. 80 par. 2 Ustawy o notariacie z 14 lutego 1991 roku, z którego wynika, że notariusz czuwa nad „należytym zabezpieczeniem praw i słusznych interesów stron oraz innych osób, dla których czynność ta może powodować skutki prawne”.
Od notariusza wymaga się przede wszystkim bezstronności oraz postępowania zgodnie z obowiązującym prawem i zasadami współżycia społecznego. Przed przystąpieniem do czynności notarialnej zobowiązany jest do sprawdzenia, czy dana czynność zgodna jest z obowiązującymi przepisami prawa. Sprawdza także autentyczność dokumentów i zawartych w nich informacji, a także ocenia zdolność osób oraz stron do oświadczania woli i dokonania określonej czynności notarialnej. Notariusz nie może ponadto przeprowadzać czynności prawnych, które obejmują samego notariusza lub członków jego najbliższej rodziny (małżonka, krewnych bądź związanych z notariuszem na zasadzie przysposobienia, opieki bądź kurateli).
Należy pamiętać przy tym, że notariusz dokonuje odmowy wykonania danej czynności prawnej zgodnie z własną oceną sytuacji. W związku z tym odmowę dokonania określonej czynności notariusz musi zaprotokołować. Osobę, której odmówił, powinien o swojej decyzji nie tylko poinformować, ale także pouczyć o prawie oraz trybie jej zaskarżenia. W ciągu najbliższych siedmiu dni można odwołać się od decyzji notariusza, żądając m.in. uzasadnienia odmowy na piśmie.

Jakie dokumenty do notariusza?

Sprzedaż lub darowizna nieruchomości zabudowanej lub działki:

• numer księgi wieczystej
• wypis z rejestru gruntów, ewentualnie wyrys z operatu ewidencji gruntów,
• wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego gminy dla działki, ewentualnie zaświadczenie o braku takiego planu lub ważna decyzja o warunkach zabudowy,
• zaświadczenie o rewitalizacji
• zaświadczenie, że nieruchomość jest lub nie jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu
• tytuł nabycia (akt notarialny, postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, akt poświadczenia dziedziczenia)
• w przypadku nabycia przez dziedziczenie – zaświadczenie urzędu skarbowego o uregulowaniu podatku od spadku,
• dane osobowe kupujących i sprzedających, obdarowanych (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, NIP, adres zameldowania),

Sprzedaż lub darowizna lokalu mieszkalnego, garażu z księgą wieczystą:

• numer księgi wieczystej
• wypis z rejestru gruntów
• tytuł nabycia (akt notarialny, postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, akt poświadczenia dziedziczenia)
• w przypadku nabycia przez dziedziczenie – zaświadczenie urzędu skarbowego o uregulowaniu podatku od spadku
• dane osobowe kupujących i sprzedających, obdarowanych (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, NIP, adres zameldowania)

Sprzedaż spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu:

• zaświadczenie ze spółdzielni o przysługującym prawie do lokalu
• tytuł nabycia (akt notarialny, postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, akt poświadczenia dziedziczenia)
• w przypadku nabycia przez dziedziczenie – zaświadczenie urzędu skarbowego o uregulowaniu podatku od spadku
• dane osobowe kupujących i sprzedających, obdarowanych (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, NIP, adres zameldowania)
• numer księgi wieczystej, jeżeli została założona

Pełnomocnictwo do sprzedaży:

• dane osobowe osoby udzielającej pełnomocnictwa (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, NIP, adres zameldowania)
• dane osobowe osoby pełnomocnika (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, adres zameldowania)
• opis nieruchomości, lokalu mieszkalnego, spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu
• numer księgi wieczystej

Testament:

• dane osobowe osoby sporządzającej testament (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu PESEL, adres zameldowania, data urodzenia)
• dane osobowe osoby powoływanej do spadku (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, adres zameldowania, data urodzenia)
• w przypadku zapisu windykacyjnego szczegółowe dane przedmiotu zapisu

Intercyza – umowa rozdzielności majątkowej:

• odpis skrócony aktu małżeństwa lub podana data zawarcia małżeństwa
• dane osobowe małżonków lub przyszłych małżonków (imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, NIP, adres zameldowania)

Akt poświadczenia dziedziczenia:

• akt zgonu spadkodawcy
• testament spadkodawcy jeżeli został sporządzony
• akty stanu cywilnego spadkobierców: odpisy skrócone aktów urodzenia (mężczyźni, kobiety niezamężne) lub odpisy skrócone aktów małżeństwa (kobiety zamężne)
• nr PESEL zmarłego – „przecięty” dowód osobisty zmarłego lub zaświadczenie z właściwej gminy o numerze PESEL zmarłego

Co to jest najem okazjonalny?

          Najem okazjonalny stanowi szczególny typ najmu, który zabezpiecza interesy właściciela nieruchomości przed nieuczciwym postępowaniem najemcy. Przysługuje wyłącznie osom będącym w posiadaniu lokali przeznaczonych do zaspokajania potrzeb mieszkaniowych. Zawarte w niej wymogi w znacznie większym stopniu wpływają na możliwości właściciela, który łatwiej może pozbyć się niechcianego lokatora lub zmusić go prawnie do opuszczenia zajmowanego mieszkania. Umowa najmu okazjonalnego może zostać podpisana na nie więcej niż 10 lat, z możliwością jej późniejszego przedłużenia. Zawierana jest między osobą wynajmującą a najemcą i musi zostać podpisana przez wszystkie zainteresowane strony pod rygorem nieważności. Powinna zawierać oświadczenia  najemcy oraz właściciela dotyczące charakteru objęcia lub udostępnienia lokalu na jasnych zasadach. Następnie najemca musi udać się do notariusza celem sporządzenia w formie aktu notarialnego oświadczenia o poddaniu się egzekucji co do opróżnienia (opuszczenia) lokalu po wygaśnięciu umowy najmu. Umowa wygasa wraz z datą wypowiedzenia lub po upływie czasu, na jaki została zawarta. Lokator, który nie opuści mieszkania w terminie wyznaczonym w umowie, musi liczyć się z postępowaniem egzekucyjnym oraz tym, że wynajmujący może wejść na drogę prawną – prawidłowo spisana umowa najmu okazjonalnego wraz z oświadczeniem o poddaniu się przez najemcę egzekucji pozwala mu na dochodzenie swoich racji w sądzie. 

Czy notariusz może dokonywać czynności notarialnych poza kancelarią?

Zgodnie z art. 3 ustawy Prawo o notariacie, notariusz dokonuje czynności notarialnych w kancelarii notarialnej. Jest to zasadą, od której jednak ustawodawca przewidział wyjątek. W §2 powołanego przepisu wskazał bowiem, że czynność notarialna może być dokonana także w innym miejscu, jeżeli przemawia za tym charakter czynności lub szczególne okoliczności.
Pojęcie „szczególnych okoliczności” nie zostało zdefiniowane. Sąd Najwyższy w jednym ze swoich orzeczeń wskazał jednak, że ocena szczególnych okoliczności nie może być dowolna i nie oznacza swobodnego korzystania przez notariusza z możliwości dokonywania czynności notarialnych poza kancelarią. Oznacza to, że notariusz oraz strony czynności notarialnej nie mogą kierować się tylko swoją chęcią czy wygodą.
Szczególne okoliczności to m.in. zły stan zdrowia klienta (konieczność wyjazdu do szpitala w celu sporządzenia testamentu). Notariusz może również udać się na walne zgromadzenie spółki czy zebranie wspólnoty mieszkaniowej.

Testament notarialny

Testament notarialny to czynność prawna, w której spadkodawca (osoba zapisująca komuś spadek) rozporządza swoim majątkiem na wypadek śmierci. W treści testamentu notarialnego określona zostaje osoba / osoby, które spadkodawca powołuje do spadku.
Testament sporządzony przez notariusza jest gwarancją dla spadkodawcy (testatora), że jego majątek po śmierci trafi do osoby / osób wskazanych w testamencie. Jeżeli spadkodawca nie sporządził testamentu, stosuje się ogólne zasady dziedziczenia opisane w kodeksie cywilnym.
Testament notarialny może zawierać rozporządzenia majątkiem tylko i wyłącznie jednej osoby – nie ma możliwości sporządzenia testamentów wspólnych (np. przez oboje małżonków). Testament może sporządzić osoba posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, czyli musi być osobą pełnoletnią i nie być ubezwłasnowolniona.
Warto podkreślić, że testament można w dowolnym momencie zmienić lub odwołać – testament sporządzony dziś można modyfikować aż do śmierci, poprzez odwołanie go w całości lub jego poszczególnych postanowień bądź przez zniszczenie go lub pozbawienie go cech, od których zależy jego ważność. Odwołanie testamentu może nastąpić także w ten sposób, że spadkodawca sporządzi nowy testament u notariusza.
Tylko testament notarialny może zawierać zapis windykacyjny, na podstawie którego oznaczona osoba nabędzie przedmiot zapisu windykacyjnego z chwilą otwarcia spadku (śmierci spadkodawcy).

Sprawa spadkowa u notariusza

W sytuacji, gdy spadkobiercy są ze sobą zgodni oraz gotowi stawić się wszyscy w kancelarii notarialnej w danym czasie, wówczas mogą w prosty sposób doprowadzić do potwierdzenia przysługującym im praw do spadku. Stwierdzenie nabycia spadku u notariusza polega na sporządzeniu i zarejestrowaniu aktu poświadczenia dziedziczenia. Notariusz może sporządzić akt poświadczenia dziedziczenia zarówno wtedy, gdy spadkodawca pozostawił testament, jak i wtedy, gdy testamentu nie było i o tym, kto jest spadkobiercą rozstrzygają przepisy. Nie dotyczy to jednak sytuacji, gdy nabycie spadku następuje na podstawie testamentów szczególnych (np. testamentu ustnego sporządzonego przy udziale świadków w związku z obawą rychłej śmierci spadkodawcy) – w takich sytuacjach notariusz nie pomoże, stwierdzenie nabycia spadku u notariusza nie będzie możliwe, trzeba oddać sprawę do sądu. Przed sporządzeniem aktu poświadczenia dziedziczenia notariusz spisuje protokół dziedziczenia przy udziale wszystkich osób zainteresowanych. Osobami zainteresowanymi są osoby, które mogą wchodzić w rachubę jako: spadkobiercy ustawowi, spadkobiercy i testamentowi, osoby, na których rzecz spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne.

Przystępując do spisania protokołu dziedziczenia, notariusz poucza osoby biorące udział w spisywaniu protokołu o obowiązku ujawnienia wszelkich okoliczności objętych treścią protokołu oraz o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywych oświadczeń. Jeżeli od dnia śmierci spadkodawcy nie upłynęło 6 miesięcy, w protokole dziedziczenia należy zamieścić oświadczenia spadkobierców o przyjęciu spadku albo o odrzuceniu spadku (chyba że takie oświadczenia już wcześniej zostały złożone). Do protokołu dziedziczenia notariusz załącza m.in: odpis aktu zgonu spadkodawcy, odpisy aktów stanu cywilnego osób powołanych do spadku z ustawy, inne dokumenty mogące mieć wpływ na ustalenie praw do spadku.

Jeżeli doszło do złożenia testamentu, notariusz dokonuje jego otwarcia i ogłoszenia, chyba że otwarcie i ogłoszenie testamentu już nastąpiło. Z otwarcia i ogłoszenia testamentu sporządza się odrębny protokół.

Po spisaniu protokołu dziedziczenia notariusz sporządza akt poświadczenia dziedziczenia, jeżeli nie ma wątpliwości m.in. co do osoby spadkobiercy, wysokości udziałów w spadku, a w przypadku, gdy spadkodawca uczynił zapis windykacyjny – także co do osoby, na której rzecz spadkodawca uczynił zapis windykacyjny, i przedmiotu zapisu. Notariusz niezwłocznie po sporządzeniu aktu poświadczenia dziedziczenia dokonuje jego wpisu do Rejestru Spadkowego przez wprowadzenie za pośrednictwem systemu elektronicznego danych wynikających z tego aktu.

Pełnomocnictwo notarialne i jak je odwołać?

W sytuacjach w których nie jesteśmy w stanie osobiście załatwiać swoich spraw, czy uczestniczyć przy dotyczących nas czynnościach prawnych możemy ustanowić pełnomocnika. Pełnomocnik działa w naszym imieniu i na naszą rzecz. Przy większości czynności takiego pełnomocnika można ustanowić. Są jednak wyjątki. Do najbardziej popularnych czynności, które musimy dokonać osobiście możemy zaliczyć testament i poświadczenie dziedziczenia u notariusza.
Pełnomocnictwo, co do zasady może być udzielone w dowolnej formie, chyba że zawiera umocowanie do dokonania czynności, dla której przewidziana została forma szczególna. W takim wypadku pełnomocnictwo powinno być udzielone w tej formie szczególnej.

Możemy wyróżnić następujące formy pełnomocnictw:
1/ pełnomocnictwo w zwykłej formie pisemnej – najczęściej udzielane do czynności tzw. zwykłego zarządu, tj. reprezentowania przed instytucjami, osobami fizycznymi i prawnymi, organami administracji rządowej i samorządowej, urzędami, w tym urzędami skarbowymi, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, Narodowym Funduszem Zdrowia
2/ pełnomocnictwo z podpisem notarialnie poświadczonym – coraz częściej stosowane na życzenie Klientów do czynności zwykłego zarządu, wymienionych powyżej oraz do czynności, do których, zgodnie z przepisami prawa wymagana jest taka forma pełnomocnictwa, np. do zbycia udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, do sprzedaży przedsiębiorstwa czy udziału w licytacji
3/ pełnomocnictwo w formie aktu notarialnego – wymagane jest zawsze w sprawach związanych z obrotem nieruchomościami np. do zbycia/ nabycia nieruchomości, spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, prawa użytkowania wieczystego, do zniesienia współwłasności, działu spadku w skład którego wchodzi nieruchomość.
Najważniejszymi przyczynami wygaśnięcia pełnomocnictwa są: upływ terminu, na jaki pełnomocnictwo było udzielone, ustanie stosunku prawnego, z którego wynikało umocowanie (np. wygasła umowa o pracę ustanowionego w ramach czynności służbowych pełnomocnika), ubezwłasnowolnienie całkowite pełnomocnika, odwołanie pełnomocnictwa, śmierć mocodawcy, śmierć pełnomocnika.

Należy pamiętać, że pełnomocnictwo może być w każdej chwili odwołane. Wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, gdy osoba udzielająca pełnomocnictwa zrzeknie się możliwości odwołania pełnomocnictwa. Można zrzec się odwołania pełnomocnictwa, kiedy pełnomocnika i mocodawcę wiąże jakiś stosunek prawny, który jest podstawą pełnomocnictwa.

Co ważne, do odwołania pełnomocnictwa notarialnego udział notariusza nie jest już wymagany. Odwołanie pełnomocnictwa dochodzi do skutku przez złożenie pełnomocnikowi oświadczenia woli o odwołaniu pełnomocnictwa przez osobę udzielającą pełnomocnictwa (mocodawcę). Odwołanie takie następuje z chwilą dojścia do pełnomocnika tego oświadczenia w taki sposób, że mógł on się zapoznać z jego treścią. Przepisy nie wymagają dla odwołania pełnomocnictwa formy szczególnej, co oznacza, że może zostać złożone w formie dowolnej. Zalecane jest jednak zachowanie formy pisemnej dla celów dowodowych.